Система TeamWox - эффективное управление компанией (предприятием)

28.04.2011 12:00 6477 Комментарии (0)

Реклама

Где сейчас те компании или предприятия, которые пустили свой электронный документооборот на самотек, ну или вообще - создавали и хранили документы, страшно сказать, на бумаге? А нигде! Практически не существует теперь таких компаний, потому что не выдержали они конкуренции и сгинули в пучине недоделанных дел, недообслуженных клиентов, необработанных отчетов и общем кризисе менеджмента.

Современным компаниям, конечно, не обойтись без продвинутой системы управления и документооборота - это помогает планировать, реализовывать и контролировать те сотни или даже тысячи задач, из которых состоит работа любой фирмы или предприятия.

Система TeamWox (скачать, купить) как раз и предназначена для того, чтобы ваша фирма (предприятие) работала невероятно эффективно и с точки зрения руководства и управления, и с точки зрения конечных исполнителей, и с точки зрения ваших клиентов!

Внимание! Для небольших компаний с числом сотрудников не более 10 человек лицензия на использование системы TeamWox - абсолютно бесплатна (подробности)! Также TeamWox бесплатна для всех образовательных учреждений (подробности)!

Система состоит из двенадцати модулей: отдел кадров, задания, документооборот, почта, клиенты и контакты, форум, поиск, отчеты, онлайн-консультант, сервисдеск, расчеты, календарь.

1. Отдел кадров

Все о ваших сотрудниках: личные данные, контакты, работа в вашей компании. Здесь можно сохранить все документы, связанные с сотрудником (паспорт, трудовая книжка, ), вести учет рабочего времени и зарплата. Здесь же отражается организационная структура компании с местом сотрудника в ней - таким образом можно выяснить, не является ли данная должность лишней или дублирующей.

Протестируйте Отдел кадров в TeamWox Demo!

2. Задания

Постановка задачи, назначение ответственных, отслеживание исполнения. При этом можно вести обсуждения, публиковать различные медиафайлы. Вся история постановки и выполнения заданий хранится, и вы всегда можете впоследствии проследить каждый этап. Задания снабжены автоматической системой отчетов, которая позволит оценить производительность сотрудников.

Проверьте, как работают задания в TeamWox Demo!

3. Документооборот

Полный электронный документооборот компании. Любые виды документов (договоры, акты, отсканированные документы), хранятся все промежуточные версии, чтобы к ним всегда можно было вернуться.

Система предусматривает групповую работу над документами: один создает, другие визируют и правят. В системе будут храниться все редакции документа.

Приложение плотно связано с электронной почтой - любой документ можно отправить прямо отсюда. Кроме того, документы также ассоциируются с сотрудником, контактным лицом или клиентом.

Узнайте, как организован документооборот в TeamWox Demo!

4.Почта

Продвинутый почтовый клиент, позволяющий получать почту на несколько адресов и настраивать различные фильтры. Но самое главное - почта жестко связана с системой, что позволяет на порядок повысить уровень аналитики и контроля.

В TeamWox у каждого пользователя системы также имеется служебный ящик, который называется «Назначенные». В нем он получает письма, которые на него назначили другие сотрудники. К примеру, для решения проблемы клиента необходима консультация конкретного сотрудника. Теперь вы не пересылаете ему письмо, а просто назначаете его, как задание. И у вас появляется возможность видеть, что и в какой форме ваш специалист ответил клиенту. Или вы можете подискутировать со специалистом и лишь потом отправить письмо клиенту. По мере необходимости вы сможете назначить это письмо и на других сотрудников или даже отделы вашей компании. Но все это будет храниться не на разных компьютерах, а в одном месте - в TeamWox.

Объединение почтового агента и системы групповой работы дает еще одно преимущество. Прямо из системы вы можете вложить в письмо любой файл, хранящийся в разделе "Документы".

И наконец, самое важное – вся переписка с клиентом автоматически попадает в разделы системы "Клиенты" и "Контакты", что значительно облегчает отслеживание работы с каждым из клиентов.

Заведите свой почтовый ящик на демонстрационном сервере TeamWox!

5. Клиенты и контакты

Детальная база данных по всем клиентам и поставщикам: адреса, телефоны, контактные лица. Также здесь хранятся все документы, электронные письма и обсуждения, связанные с конкретным клиентом. Теперь вы можете не опасаться, что с увольнением кого-нибудь из сотрудников вы потеряете контакт с клиентом.

База клиентов имеет настройки доступа - например, работать с VIP-клиентом можно назначить только опытных менеджеров. При этом остальные работники не будут даже знать о существовании особо важных клиентов.

Автоматические отчеты по клиентам позволят мгновенно узнать о текущем положении дел. Вы сразу же будете знать, сколько новых клиентов у вас появилось в этом месяце и кто из ваших менеджеров привел больше всего клиентов, какие клиенты решили отказаться от ваших услуг и кто из ваших сотрудников допустил это.

Проверьте информацию о клиентах на демонстрационном сервере TeamWox!

6. Форум

Форум системы групповой работы TeamWox - это наиболее удобное место для внутреннего PR, которое позволит донести новости и политику компании до каждого сотрудника.

Знать, о чем думают, чем живут и увлекаются ваши сотрудники, также немаловажно. На форуме вы найдете эту информацию и получите так называемую «обратную связь». Именно здесь вы сможете лучше узнать свой коллектив, вовремя выявить потенциальные проблемы и ликвидировать их.

Форум в TeamWox может также стать отличной заменой традиционным многочасовым совещаниям. Вы сможете создать отдельный раздел и устраивать в нем обсуждения только среди тех, кто действительно нужен для решения вопроса. Остальные сотрудники не будут знать об этих тайных совещаниях. При помощи Форума TeamWox вы сможете найти оптимальное решение проблемы, но при этом не будете отрывать людей от их повседневной работы на несколько часов.

Пообщайтесь на Форуме демонстрационного сервера TeamWox!

7. Поисковая система

В TeamWox встроена специальная корпоративная поисковая система. Поиск информации ведется сразу по всем базам данных. С помощью встроенного поиска вы сможете быстро отыскать требуемый документ, письмо, задание, клиента или обсуждение на форуме. В этой системе реализована функция морфологического поиска. То есть вы вводите одно слово, а система сама ищет все его вариации. Например, по слову «рынок» система осуществит поиск и по словам «рыночный», «рынки» и так далее. Также доступна мощная система фильтрации - временные рамки, авторы документов, назначенные сотрудники.

Протестируйте Поисковую систему TeamWox!

8. Система отчетов

В системе групповой работы TeamWox Вы найдете множество разнообразных отчетов, начиная с посещаемости сотрудников и заканчивая их производительностью при работе с клиентами. Кроме того, имеются отчеты по клиентской базе, которые можно использовать в маркетинговых целях и планировании.

Узнайте больше об Отчетах на демонстрационном сервере TeamWox!

9. Онлайн-консультант

В системе групповой работы TeamWox есть чат, с помощью которого сотрудники компании смогут безопасно общаться между собой. А вы будете уверены, что конфиденциальная информация не покинет пределы компании, ведь все сообщения шифруются. Чат также может выполнять функции онлайн-консультанта, то есть с его помощью сотрудники компании смогут общаться с клиентами и внешними организациями. Вся информация автоматически сохраняется и вы всегда можете посмотреть историю общения любого менеджера с клиентами.

Попробуйте онлайн-консультант TeamWox в деле

10. Сервисдеск

Это инструмент постановки, планирования и контроля задач. Работа в нём осуществляется по специально созданным группам обслуживания, в которые включаются сотрудники ответственные за тот или иной проект (продукт). В каждой группе могут быть созданы различные категории заявок по типу, важности и т.д., а также различные продукты, обслуживание которых в ней происходит. От модуля «Задания» Сервисдеск (или техподдержка) отличается в первую очередь более жесткой регламентацией выполнения задач. В «Заданиях» вполне допустима работа в свободной форме, здесь же имеет место более формализованный контроль над процессом. Если «Задания» нацелены на быстрый оборот информации внутри компании, то «Сервисдеск» направлен на устранение различного рода проблем и решение ответственных задач. Всё это происходит под строгим контролем со стороны модераторов. Записи всех бесед в техподдержке попадают в систему TeamWox и приписываются к тем или иным клиентам/организациям. Сами же клиенты имеют возможность непосредственно участвовать в диалоге со службой поддержки и наблюдать за ходом расcмотрения данной службой его заявки.

Протестируйте сервисдеск TeamWox!

11. Расчеты

Система предназначена для ведения информации по всем денежным операциям компании. Для каждого проекта создаётся своя книга, в которой происходит распределение денежных операций. Таким образом, руководитель может оперативно получать информацию о состоянии расчетов с контрагентами. Существует возможность вывести отчеты по организациям, клиентам и продуктам.

Есть в модуле «Расчеты» еще одна полезная особенность – так называемая «периодичность». Практически у каждой компании есть счета, которые необходимо регулярно выставлять клиентам - ежедневно, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Теперь достаточно указать нужную вам периодичность в детальной части счета, и при наступлении «часа X» он сам будет изменяться.

Протестируйте "Расчеты" в TeamWox

12. Календарь

Для каждого сотрудника предусмотрен личный календарь, где он может планировать собственные мероприятия, а также видеть мероприятия, на которые он приглашен другими пользователями. Для планирования общекорпоративных мероприятий в модуле может быть создано неограниченное количество общих календарей (например, "Встречи", "Совещания" и т.д.) с разграничением прав доступа между пользователями.