Решение проблем с документацией, бухгалтерией и отчетностью в ИП

Я, как известно, не бизнесмен. Однако работаю на самого себя, при этом получаю гонорары за статьи и выступления, доходы от продажи рекламы на моем авторском проекте, роялти от продажи моих книг и учебников - и так далее. Уже довольно давно я выяснил, что самая удобная форма предпринимательской деятельности для меня - это ИП (индивидуальный предприниматель). Тем более что по роду моей деятельности (нет нанятых работников, оборот явно меньше $800 тысяч в год) я могу получить так называемое упрощенное налогообложение и со всех своих доходов уплачивать родному государству всего 6% и спать спокойно, что я с большим удовольствием и делаю. (С удовольствием - в смысле, сплю спокойно. Впрочем, 6% тоже выплачиваю с удовольствием, процент реально мизерный - не то что в Европе.)

Упрощенная система налогообложения для меня как ИП - штука очень удобная: я вроде как могу не заморачиваться всевозможной бумажной отчетностью, а просто перечислять раз в квартал 6% со всех поступлений - вот и вся отчетность.

Однако на практике выясняется, что, как ни крути, документооборот у меня получается неслабый. Я же работаю "в белую", то есть с каждым клиентом заключается договор (размещение баннера, рекламный пост и так далее), выставляется счет, затем составляется и подписывается закрывающий акт - все как полагается. И если мне эти бумаги, в принципе, не нужны, то они нужны рекламодателям и другим заказчикам, так что их все равно приходится составлять.

Конечно, все это можно делать в Word или Excel, вбивая в шаблоны соответствующие данные, - некоторое время я так и делал. Но потом стремление все оптимизировать заставило искать более разумные решения ведения дел по своему ИП, и я стал изучать различные системы отчетности и ведения бухгалтерии для индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса. При этом вполне ожидаемо оказалось, что использование подобных систем очень заметно экономит мне время - за счет автоматизации многих задач, которыми приходится заниматься постоянно.

Тема эта - простое и эффективное ведение дел малого бизнеса, - насколько я знаю, интересует многих моих читателей, поэтому я планирую сделать несколько обзоров подобных систем, которые изучал для решения своих задач.

Сегодня рассмотрим систему, которая мне на данный момент нравится больше всего, - это "Бухгалтерия.Контур" (бывшая "Эльба").

Главная страница системы

При изучении я перед этой (и остальными рассмотренными) системой ставил следующие задачи.

1. Ведение всей моей документации (договоры, счета, акты).
2. Отслеживание и ведение отчетности в ФСС, ФНС и ПФР (вот это для меня всегда было самое сложное).
3. Ведение моей внутренней отчетности.
4. Решение различных бухгалтерских задач. 

Кроме решения всех вышеперечисленных задач от системы требовалась простота как в освоении, так и в работе. Потому что я всеми делами своего ИП занимаюсь сам, но при этом почти ничего не соображаю ни в бухгалтерии, ни в отчетности, ни во всяких ОКПО КПД КПСС и ОКУД, ИНН мне в дышло! Значит, система должна соображать за меня, иначе зачем она вообще нужна, правильно?

Чтобы обзор был достаточно наглядным, давайте просто создадим нового индивидуального предпринимателя в системе и сымитируем его бурную предпринимательскую деятельность.

Кстати, система вообще платная (стоимость зависит от выбранного набора услуг), однако позволяет попробовать работу с системой бесплатно, а кроме того, там предусмотрен хотя и ограниченный, но полностью бесплатный тариф. Ну и также есть демоверсия - для тех, кто не хочет регистрироваться, чтобы попробовать систему в работе.

Лично меня бесплатность не волнует - за хорошую систему надо платить, так что без проблем - лишь бы делала, что нужно.

Ладно, теперь давайте смотреть, как это все работает. 

Первым делом регистрируемся.

После подтверждения e-mail получаем доступ к системе, логинимся и сразу отправляемся заполнять реквизиты своего ИП - без этого работу не начать.

Первая закладка - "Реквизиты для отчетности".

Вторая закладка - "Реквизиты для бизнеса".

Причем в настройках для бизнеса также можно загрузить свою печать с подписью, логотип и прайс-лист.

Печать и подпись в процессе загрузки аккуратно подгоняются - вы всегда можете выбрать наилучший вариант.

Также там есть такая удобная вещь, как бизнес-визитка, которую можно отправлять деловым партнерам.

Теперь идем в основную закладку нашего личного кабинета. Там - поступления и списания, задачи, документы.

Сначала подготовим документы - договор на размещение рекламы на сайте, счет и закрывающий акт.

Идем в закладку "Договор". Там можно создать новый договор, вставив текст со своими пунктами в заготовленную форму, а можно вызвать готовый шаблон.

Мне готовые шаблоны не подходят, поэтому создаем новый договор. Появляется вот такая форма (кликабельно).

При заполнении поля "Клиент" предлагается сразу ввести реквизиты клиента, после чего они сохранятся в базе и одновременно попадают в договор.

Если заполняется поле "Название заказа", то договор сохраняется в конкретном заказе и туда потом можно добавлять и другие соответствующие документы - счет, акт и так далее.

После сохранения договора его можно отправить клиенту, распечатать, изменить.

Ну и созданный документ появляется в списке.

Теперь по этому договору надо выставить счет. Создаем новый счет.

При заполнении счета можно выбрать клиента и ввести комментарий.

Кстати, тут есть недоработочка - в комментарии хорошо бы иметь возможность подставлять номер и дату договора, тем более что он в данном случае существует и связан с клиентом. Сейчас же мне приходится заходить в документы и выяснять, какой там номер договора и от какого числа. 

Вот готовый счет.

И этот счет можно сразу отправить клиенту.

Приходит счет в формате PDF вот в таком прекрасном виде.

Как только оплата по счету поступила, вы можете занести это поступление по банку и связать его с данным счетом.

Деньги поступили, выполняем условия договора - рекламируем эти прекрасные сковородки и кастрюльки.

Прорекламировали. Теперь нужен закрывающий акт. Заходим в документы, выбираем нужный счет, и прямо в нем можно создать закрывающий акт.

Создаем.

Получаем акт, отправляем его клиенту.

После подписания клиентом выставляем статус "Подписан" - и все, заказ закрыт.

Теперь создаем новый договор, причем, что удобно, его можно создать на основе уже имеющегося договора.

Сделали полный комплект, получили деньги.

В системе ведется база клиентов и поставщиков, которую можно заполнять отдельно (а можно при создании документов).

По клиенту можно заполнять различную информацию - контактное лицо и так далее.

Давайте внесем туда нового клиента, взаимоотношения с которым строятся без всяких документов, - мало ли, может, это тоже ИП с упрощенкой.

Этот клиент сделал заказ и оплатил его. Вносим деньги без всяких договоров.

Ну и теперь переходим в раздел "Деньги" и смотрим все наши впечатляющие финансовые потоки.

Если при этом требуется распечатать кассовую книгу - для этого есть ссылка справа.

Теперь идем в раздел "Отчетность" и смотрим, что там от нас требуется.

Мы не заплатили страховые взносы в пенсионный фонд. Хорошо, давайте оплатим - нажимаем на ссылку.

Нам показывают сумму платежа, при этом мы можем выбрать вид оплаты - через интернет-банк, с помощью платежного поручения, квитанцией Сбербанка, либо же просто можно сформировать платежку в системе, чтобы потом оплатить это все одним скопом.

Разумеется, чтобы сформировать правильный документ, сначала надо будет заполнить реквизиты для уплаты страховых взносов.

Если у вас есть какие-то неоплаченные платежи и налоги, которые были до регистрации в системе, - их можно вызвать, вручную ввести сумму поступлений за соответствующий период, после чего система подготовит соответствующую платежку.

Список отчетности

Готовая платежка

В отчетах есть интересный пункт - сверка с налоговой. В нем можно создать запрос на получение выписки из налоговой по вашему предприятию. Если вы не слишком понимаете, что там вообще написано в этих выписках, вам с помощью видеоролика объяснят, как эти выписки нужно читать.

Если у предприятия есть сотрудники, то информацию по ним и выплаты можно занести в специальный раздел.

В списках задач тут же появятся платежи взносов с зарплаты в пенсионный фонд.

Еще один любопытный раздел - "Шпионаж". На самом деле это, конечно, никакой не шпионаж, а просто если вам нужно проверить клиента, в котором вы по каким-то причинам сомневаетесь, то по его ИНН или ОГРН можно получить выписку из государственного реестра. Делается выписка автоматически, приходит за пару часов.

Выписка представляет собой длиннющую "простынку", начинающуюся как-то так.

Там перечислены всевозможные сведения из госреестра, включая виды деятельности, лицензии, гражданства, даты постановки на учет в налоговых инспекциях и так далее.

Ну, вот вроде и все. На мой взгляд, система делает все, что мне нужно как ИП, и пожеланий у меня к ней возникло очень и очень немного: программа почти полностью устраивает, я теперь дела своего ИП только там и веду. Теперь закончились файлы Excel со списком клиентов и отслеживанием, сколько и когда они перевели; о всех необходимых платежах меня теперь предупреждают заранее и выдают готовые платежные поручения; я вижу все свои финансовые потоки по ИП; с легкостью делаю готовый комплект документов по любому заказу. Удобно, очень удобно. 

Во сколько это все обходится? Лично меня устраивает самый минимальный тариф "Жизнь удалась" - это 1800 рублей в квартал и 6800 рублей в год. Цена, на мой взгляд, более чем разумная - это получается всего 570 рублей в месяц. Времени и, соответственно, денег эта система мне экономит значительно больше.